Verfahrensdokumentation zur E-Rechnung

Rechtliche Vorgaben, Aufbau, Fallstricke, Praxistipps und praktisches Beispiel einer Verfahrensdokumentation zum Rechnungseingangsprozess und Rechnungsausgangsprozess

„Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der – in Abhängigkeit von der Komplexität – Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151 GoBD)“.

Diese Rz. der ersten GoBD-Version sorgten mit Veröffentlichung im Jahre 2014 für große Auf-regung in den Unternehmen und unter den steuerberatenden Berufen. Dabei handelt es sich bei der Verfahrensdokumentation nur um eine Arbeitsanweisung und sonstige Organisations-unterlage zum Verständnis von Büchern und Aufzeichnungen.
Jedoch hat in den letzten 10 Jahren die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung gerade innerhalb der Prüfungsdienste der Finanzverwaltung zu einem Systemwechsel geführt.
Je mehr Unternehmer mit Hilfe von sogenannten Vor- und Nebensystemen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten erzeugten, die anschließend zur Erstellung der Buchführung genutzt wurden, desto mehr verlagerte sich der Schwerpunkt der Prüfer auf die Inhalte und Ordnungsmäßigkeit dieser steuerrelevanten, digital erstellten Buchführungsdaten in den Vor- und Nebensystemen.

Das Thema hat durch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025 noch mehr an Bedeutung gewonnen, da Steuerkanzleien ihre Mandantschaft nun bei der Umstellung auf neue Arbeitsprozesse gleich auf die Bedeutung der Verfahrensdokumen-tation im Bereich E-Rechnung hinweisen müssen.

Vor diesem Hintergrund stellten sich immer neue Fragen zum Umfang des im Zusammenhang mit einer digitalen Buchführung vom Unternehmer zu beachtenden Dokumentationspflichten. In dem Online-Seminar erfahren Sie kurz und prägnant alle wichtigen rechtlichen Grundlagen zum Thema Verfahrensdokumentation. Sie erhalten Antworten auf die typischen Fragen wie:

• Darf der/die Prüfer:in die Vorlage einer Verfahrensdokumentation aufgrund der GoBD verlangen (Rechtliche Grundlagen)?
• Werden zusätzliche Dokumentationserfordernisse für nicht digitale Vorgänge aufgestellt?
• Wann hat der Prüfer eine Schätzungsbefugnis bei Fehlen oder Unvollständigkeit?
• Wie sieht die aktuelle Prüfungspraxis der Finanzverwaltung in diesem Bereich aus?